Goed gebruik videotools tijdens corona basis voor succesvolle interne communicatie

1 september 2020 -

Nu we vanwege corona massaal een aantal maanden vanuit huis werken en deze norm voorlopig ook nog in het vooruitzicht hebben, is het een goed moment om interne communicatietools binnen het bedrijf te evalueren. Wanneer werknemers elkaar namelijk bijna niet zien op de werkvloer is het goed gebruiken van een communicatietool essentieel voor elke organisatie. Goede interne communicatie zorgt tenslotte voor een goede motivatie en meer betrokkenheid onder werknemers. Alle reden dus om als werkgever te zorgen dat alle medewerkers weten hoe ze goed met deze tools moeten omgaan

Werknemers benutten nog niet de helft van mogelijkheden

Er zijn veel verschillende communicatietools beschikbaar, allemaal bieden ze een scala aan mogelijkheden. Naast chatten kun je veel meer uit zo’n tool halen. De meeste werknemers benutten nog niet eens de helft van de mogelijkheden van zo’n tool. Meestal komt dit door een gebrekkige onboarding. Een tool wordt enthousiast geïntroduceerd in een organisatie door het management of de HR afdeling en men denkt dat daarmee de kous af is. Terwijl werknemers meestal totaal niet op de hoogte zijn van alle mogelijkheden van de tool of soms niet eens de basis snappen.

Dit is natuurlijk een valse start en het aanbieden van de tool schiet daarmee zijn doel voorbij, namelijk zichtbaar, efficiënt en betrokken met elkaar communiceren in een organisatie. De gevolgen liggen voor de hand. Veel onduidelijkheid en miscommunicatie op de werkvloer en soms zelf schaamte of ergernis bij collega’s die het niet goed begrijpen. Zorg daarom als management of HR-afdeling voor een goede onboarding voor alle collega’s, waarbij ze meegenomen worden door alle functionaliteiten van de tool. Spreek naast de functies ook het gebruik van de tool door, zodat medewerkers weten wat van hen intern wordt verwacht. Zorg voor een goede start en pluk daar uiteindelijk met de hele organisatie de vruchten van.

Waarom louter faciliteren van een tool niet voldoende is

Het goed en professioneel introduceren van een videotool is in deze tijd nog belangrijker dan normaal. Veel organisaties denken dat ze er zijn met het louter faciliteren van een manier voor collega’s om met elkaar te blijven communiceren nu ze hoofdzakelijk thuis werken. Niets is minder waar. Check bijvoorbeeld het gebruiksniveau van werknemers bij dit soort tools. De jongere generatie werknemers hebben vaak de mogelijkheden van een tool vrij snel onder de knie.

Veel oudere werknemers zijn het echter niet gewend om van jongs af aan alles via apps en mobiele telefoons te doen en hebben vaak meer uitleg nodig voordat ze een nieuwe tool goed kunnen implementeren in hun dagelijkse werkzaamheden. Wanneer zij dan geen goede uitleg of begeleiding krijgen en moeite hebben met het gebruik van een tool, zal dit leiden tot minder functioneren en/of een vorm van schaamte en misschien wel uitsluiting in het team. En dat is nergens voor nodig. Plan serieuze tijd in om de tool te introduceren en maak goede interne afspraken over het gebruik hiervan.

Goed gebruik communicatietools ook positief effect op klantcommunicatie

Wanneer je als werkgever dit proces intern goed borgt en verwachtingen managet, werkt dit ook positief door in de communicatie met klanten. Online meetings zullen veel soepeler verlopen wanneer iedereen in een team op eenzelfde manier werkt met een tool. Bestanden kunnen makkelijk gedeeld en gezamenlijk worden bewerkt. Presentaties, vergaderingen of trainingen lopen vlotter omdat iedereen op de hoogte is van de functies in de tool, zoals het delen van je scherm.

Kortom, mijn advies aan alle werkgevers in Nederland: kleine moeite, groot genot. Zowel intern als richting klanten en andere belanghebbenden buiten het bedrijf. Zie een videotool niet louter als een middel, maar als een doel om effectief en betrokken met elkaar te communiceren.