De corona-paradox, videobellen en fatsoen -

Via onze laptops presenteert zich dezer dagen een gehele nieuwe en fascinerende wereld, die we anders nooit hadden gezien. Zelfs niet op Netflix. De meeste mensen werken momenteel thuis vanwege het coronavirus. Grote groepen nieuwe gebruikers, zoals bedrijven, overheden en scholen, storten zich massaal op video-apps. Hoe manage je je zakelijke reputatie op deze nieuwe werkvloer?

Iedereen videobelt zich suf vanuit huis en eindigt de dag met vierkante ogen, tussendoor ook nog allerlei privézaken regelend. Ons privéleven en onze werkvloer hebben daardoor een totaal andere vorm gekregen. Via videobellen (Skype, Zoom, Teams etc.) krijgen we niet alleen ongevraagd een inkijkje in het privéleven van collega’s, maar ook in dat van onze klanten.

Allemaal worstelen we met dezelfde uitdagingen: wifi, techniek, welke video-app te kiezen, het geluid op mute of niet, hoe krijg ik de kinderen stil, welk deel van mijn huis laat ik wel of niet zien en welke kleren trek ik aan. Praktische punten die tot hilarische momenten kunnen leiden, zoals veelvuldig te zien zijn op social media.

Sanitatie
Vooral het fenomeen ‘sanitatie’ is voor veel video-app gebruikers een flinke uitdaging. Sanitatie is een mooi woord voor iemands bewustzijn rond zijn of haar non-verbale presentatie (zoals kleding, make-up, haardracht en verzorging in het algemeen). In dit geval bijvoorbeeld ook de vraag met welke achtergrond je jezelf thuis in beeld brengt. In onze trainingen met bestuurders benadrukken wij niet voor niets dat non-verbale communicatie bij presentaties en mediaoptredens bepalend is voor de eerste, vaak doorslaggevende indruk. Bij collega’s, klanten maar vooral bij het tv- en videopubliek.

Het is de nieuwe werkelijkheid, waarbij de spreekwoordelijke Hollandse openheid en tolerantie uit onze laptops spat. Een advies alvast: kom NIET te dicht met je gezicht bij de camera. Zomaar een dagelijkse greep uit alle beelden: men scheert zich niet, verschijnt in pyjama, met ontploft haar of anderszins bijzonder casual in beeld, videobelt vanuit bad, spreekt en eet tegelijk, laat kinderen nieuwsgierig meekijken, iemand roept nietsvermoedend ’die gast is onze CEO’.

Half bloot
Ook loopt de kat gezellig heen en weer over het toetsenbord, een ander belt een kwartier te laat in met ‘sorry, sorry’, mensen praten voortdurend door elkaar, de baby wordt op schoot gezet en zwaaiend in het scherm geduwd, familie kletst hoorbaar hard op de achtergrond, een verkeerde PPT met gevoelige informatie wordt gestart, er wordt gescholden vanwege haperende techniek of last but not least een partner loopt half bloot door het beeld om even iets te pakken.

Never een dull moment tijdens het videobellen en soms keihard lachen. Het is duidelijk even wennen op onze nieuwe werkvloer. Er is nog te veel afleiding en ruis. Welke digitale etiquette is nodig in deze nieuwe werkelijkheid van toenemend gebruik van videobeldiensten? Ook omdat bij sommige video-apps er serieuze zorgen zijn over de privacy en veiligheid.

Etiquette
Is er eigenlijk wel een probleem? Tenslotte tonen we onszelf via ons computerscherm zoals we werkelijk zijn, authentiek en ontspannen in onze eigen leefwereld. Het past in onze Hollandse doe-maar-gewoon cultuur. Veel videobellen hoeft een goede werkrelatie en -resultaten en een goede relatie met klant/opdrachtgever niet in de weg te staan. Het voordeel van videobellen is verder dat we menig collega meer zien en beter leren kennen dan op de normale werkvloer. Ik noem dat de corona-paradox: collega’s zijn nu verder weg en dichterbij dan ooit.

Als zakelijk videobellen vanuit huis zo populair blijft, zal er snel een discussie ontstaan over digitale omgangsvormen. Zeker als werkgevers ook na corona de voordelen van thuiswerken en videobellen ontdekken. Ongeschreven regels over fatsoen en decorum zullen groeien tussen werknemers onderling. Sociale controle dus. Werkgevers op hun beurt zullen medewerkers richtlijnen gaan geven hoe ze zich moeten presenteren en hen erop aanspreken.

Bijvoorbeeld verplichten bij een groepspresentatie of een pitch zijn of haar camera aan te zetten. Trainingen om video-apps goed te gebruiken zijn dan ook nodig, evenals een goede internetverbinding. Werkgevers zouden hierbij wel rekening moeten houden met het gemis aan sociaal en fysiek contact op de werkvloer. Mensen hebben nu eenmaal nuttige emoties. Dat vereist een open mind van alle collega’s en vooral de gespreksleider bij videocalls.

Videobellen is misschien onpersoonlijker dan een fysieke afspraak, maar het is een realiteit die niet weggaat en de omgangsvormen zullen snel verbeteren. Net zoals hopelijk de beveiliging en techniek van de video-apps. Hoe het ook zij, kijk altijd eerst in de spiegel alvorens in te bellen. You never get a second chance to make a first impression. Dat is een natuurwet.